Dicas para uma boa reunião

Milhares de novos coordenadores são eleitos em nossas comunidades, pastorais, movimentos e organismos todos os anos. Como preparar uma boa reunião? Como incentivar a participação dos integrantes e não “dominar” o encontro? Em dezembro do ano passado, eu, os vigários comarcais e o vigário geral, nos reunimos e falamos da necessidade de uma pauta de reuniões com horário para iniciar e terminar, rigorosamente. Seguir a pauta, evitando os desvios. Pensamos, também, em algumas propostas, linhas mestras de preparação de uma boa reunião, sugestões que nos ajudarão acabar com os improvisos e com a desordem:

1º Acolhida – apresentar e acolher as pessoas e pastorais presentes na reunião. Uma dinâmica de integração pode encurtar distâncias e quebrar barreiras ainda existentes no grupo.

2º Oração – não somos promotores de eventos, mas discípulos missionários de Jesus Cristo. Ele é nossa referência, a “videira verdadeira” da qual nós somos os ramos. Somente unidos à Ele é que poderemos produzir frutos que permaneçam.

3º Estudo – toda reunião deve ajudar na formação do participante, deve acrescentar algo em sua vida.

4º Leitura da ata – recordar os fatos, ocorrências verificadas e resoluções tomadas numa reunião anterior.

5º Prestação de contas (quando houver necessidade) – a transparência nas economias e na realização dos eventos do grupo é importantíssima.

6º Avaliação – apreciar e aprender as atividades que antecederam a reunião. Avaliar não é julgar as intenções das pessoas e nem sair caçando culpados. Avaliar é rever a caminhada, a partir dos objetivos propostos, visando o crescimento e o fortalecimento do grupo.

7º Prioridades – as prioridades diocesanas são os Grupos Bíblicos de Reflexão e a Juventude. As prioridades devem ser assuntos a ser refletidos em todas as reuniões, em todos os níveis, por todos os participantes da reunião e não somente pelos seus respectivos coordenadores.

8º Partilha de pastorais – quando em uma reunião há presença de inúmeras pastorais, movimentos e organismos, a partilha de uma ou duas delas a cada reunião fermenta a todos de responsabilidade e alegria.

9º Assuntos Gerais – é importante que as pessoas expressem as suas opiniões, o que elas sentem. Cabe ao coordenador, que na maioria das vezes precisará conduzir as discussões, alertar ao grupo de que não há nenhum mal em ter uma ideia diferente ou uma crítica a fazer, só que os comentários precisam ser construtivos e feitos com cortesia, e quem ouve deve aguardar em silêncio. Todos devem ter a oportunidade de se expressar quanto ao assunto em debate, com a advertência de que sejam breves para evitar perda de tempo, e de que não saiam do assunto.

10º Decisões – o coordenador que se inspira em Jesus Cristo sabe delegar responsabilidades, tarefas e poderes de decisão.

11º Comunicações – comunicar atividades onde há necessidade de participação de todos ou apenas como informação ao grupo.

12º Benção e envio – este momento nos lembrará sempre que o projeto é de Deus e não apenas nosso. Que o Reino a ser buscado não é nosso, mas de Deus!

13º Confraternização - “Vejam como eles se amam”, diziam os pagãos dos primeiros cristãos. Gostamos de nos encontrar, estar juntos. Nossas reuniões são momentos propícios de confraternização, de tomarmos um cafezinho e juntos conversarmos e partilharmos nossa vida. Este momento pode ser no início, no meio ou no fim da reunião. Cada grupo decide qual o melhor momento deste espaço informal.

O bom coordenador não é aquele que trabalha por dez, mas aquele que consegue partilhar o seu trabalho com dez pessoas. Por isso, é muito recomendável que ele distribua os serviços para o bom andamento da reunião: alguém que cuide do espaço, da oração, do lanche, da lista de presença, da animação, da avaliação da reunião, da acolhida e de todos os trabalhos possíveis de partilhar.

Enfim, cada pessoa é importante, toda situação merece atenção e respeito, cada fato deve ser trabalhado e estudado, a realidade nunca deve ser esquecida, é a partir da realidade que trabalhamos. Façamos de nossa coordenação um serviço prazeroso a Deus e à comunidade.
 

Fonte: Padre Luciano dos Santos - Coordenador Pastoral